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5s – Die Professionelle Arbeitsplatzorganisation

5S

5s – Die Professionelle Arbeitsplatzorganisation

Die 5S-Methode wurde mit der Einführung von Kaizen (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bei Toyota entwickelt. Diese Methode kann nicht nur in der Produktion sondern auch in der Verwaltung erfolgreich eingesetzt werden.

5S – Der Performace Booster

Die 5S zur effizienten Arbeitsplatzgestaltung im Büro oder in der Produktion


Die 5S-Methode ist ein wesentlicher Bestandteil des Lean Office oder Lean Manufacturing. Sie besteht aus 5 Schritten und schafft Arbeitsplätze, die sich auszeichnen durch:
– Effizienz und Wirtschaftlichkeit,
– Höchste Qualität,
– Ergonomie,
– Ordnung und Sauberkeit.

Die 5 Schritte der 5S-Methode sind:
(1) Sortieren aller Gegenstände am Arbeitsplatz,
(2) Setzen und Anordnen aller benötigten Gegenstände,
(3) Säubern und Reinigen,
(4) Standardisieren der ersten 3 Schritte,
(5) Selbstdisziplin: Erhalten und Verbessern des erreichten Zustandes.

Ziel ist es, Arbeitsplätze zu schaffen, an denen Arbeitsvorgänge effizient, ohne Fehler und in kürzester Zeit durchgeführt werden.

5S und Verschwendung

Die 5S-Methode eliminiert Verschwendungen an Arbeitsplätzen und erhöht den wertschöpfenden Arbeitsanteil.

Die Mitarbeiter im administrativen Bereich können oft nur 10 Prozent ihrer Zeit für wertsteigernde Tätigkeiten nutzen, weil Arbeitsabläufe kaum transparent sind oder Informationen nicht zeitgerecht zur Verfügung stehen.

Das Beispiel “Erstellen eines Auftrags” verdeutlicht die Aufteilung der Arbeitszeit:
– Kostensteigernde Tätigkeiten oder Verschwendung ca. 50 Prozent, “Angebot suchen, Kollegen wegen Unklarheiten befragen”;
– Nicht wertsteigernde Tätigkeiten ca. 40 Prozent, “Auftragsdaten auf Vollständigkeit prüfen”;
– Wertsteigernde Tätigkeiten ca. 10 Prozent, “Daten eingeben bzw. speichern”.

Die 8 Arten der Verschwendung in Büro und Produktion:
(1) Verschwendung durch Überproduktion,
(2) Verschwendung durch hohe Bestände und Sachwerte,
(3) Verschwendung durch Transport und unnötige Bewegung,
(4) Verschwendung durch Wartezeit,
(5) Verschwendung durch Fehler, Nacharbeit und Rückfragen,
(6) Verschwendung durch falsche Informationen,
(7) Verschwendung durch ungeeignete oder unnötige Prozesse,
(8) Verschwendung durch falsche Ziele, Aufgaben, Qualifikationen.

Vorteile der 5S-Methode

(01) Verschwendungen werden erkannt und können beseitigt werden.
(02) Die Produktivität wird erhöht; Störungen und Rückfragen werden verringert.
(03) Ein ergonomischer Arbeitsplatz wird geschaffen.
(04) Der Mitarbeiter fühlt sich wohl an seinem Arbeitsplatz.
(05) Ein nach 5S gestalteter Arbeitsplatz erfordert kürzere Einarbeitungszeiten.
(06) Vorbereitungszeiten werden veringert.
(07) Die Verfügbarkeit von Bürotechnik wird erhöht.
(08) Die Qualität wird erhöht.
(09) Reklamationen werden verringert; das Vertrauen des Kunden wird erhöht.
(10) Flächen werden besser genutzt.
(11) Ein sauberes und ordentliches Unternehmen ist für den Kunden jederzeit vorzeigbar.
(12) Erfolge werden visualisiert und verbessern so das Gemeinschaftsgefühl.
(13) Man kann mit 5S sofort beginnen.

1S Erster Schritt: Sortieren (seiri)

Es gibt immer wieder Gegenstände und Informationen im Arbeitsumfeld, die für die aktuellen Arbeiten gar nicht oder nur selten benötigt werden. Um sie voneinander zu trennen, wird folgendermaßen sortiert:

Bei jedem Gegenstand bzw. jeder Information ist zu fragen, wie oft er bzw. sie benötigt wird.
Alle Gegenstände/Informationen, die nicht benötigt werden, sind zu entfernen.
Die selten benötigten Gehenstände/Informationen sind z.B. mt einem roten Punkt zu markieren, um ihre weitere Verwendung festzustellen.
Gegenstände/Informationen, deren Verwendungsort nicht sofort ersichtlich ist, sind mit einem roten Punkt zu markieren.
Es ist zu fragen, ob Gegenstände/Informationen am Arbeitsplatz fehlen oder zu weit entfernt sind.

Rote Markierungen für alle unklaren Gegenstände, damit diese gegebenenfalls später aussortiert werden können, sind folgendermaßen zu verwenden:
(1) Rote Markierungen sind an die Gegenstände/Informationen anzubringen, die nur selten benötigt werden. Auch an die Dateien in der EDV muss immer gedacht werden.
(2) Ein Ort für die markierten Gegenstände/Informationen ist zu bestimmen.
(3) Die Verwendung ist regelmäßig zu überprüfen (z.B. alle zwei Wochen).
(4) Anhand der Nutzung ist zu entscheiden, ob die Gegenstände/Informationen entfernt oder zurück an den Arbeitsplatz gebracht werden.
(5) Die Ergebnisse sind zu dokumentieren.

2S Zweiter Schritt: Systematisieren (seiton)

Alle benötigten Gegenstände/Informationen/Dateien müssen so angeordnet sein, dass jeder Mitarbeiter sie ohne Suchaufwand findet und schnell verwenden kann. Dabei gilt: Je häufiger etwas benutzt wird, umso schneller und einfacher muss es erreichbar sein. Die wichtigste Regel für das Setzen und Anordnen ist:
“Ein PLatz für jedes Teil, jedes Teil an seinem Platz.”

Methoden für das Anordnen von Gegenständen:

(1) Geeignete Orte für Arbeitsmittel und Dateien sind entsprechend ihrer Verwendungshäufigkeit festzulegen.
(2) Häufig benötigte Gegenstände/Informationen sind in der Nähe des Arbeitsplatzes anzuordnen.
(3) Ähnliche Gegenstände/Informationen/Dateien sind zusammen aufzubewahren.
(4) Gegenstände/Informationen für den gleichen Arbeitsschritt sind in Sätzen zusammen aufzubewahren.
(5) Es ist dafür zu sorgen, dass alle Arbeitsmittel gut erreichbar, handhabbar und ergonomisch angeordnet sind.
(6) Die Vielfalt von Arbeitsmitteln und Dateien ist wenn irgend möglich zu verringern.

Alle Gegenstände, Informationen und Dateien sind so anzuordnen, dass sie jederzeit klar gekennzeichnet und zugänglich sind und einen klar definierten Platz haben.

Um schnell und effizient arbeiten zu können, muss sofort ersichtlich sein, wo sich die Gegenstände an einem Arbeitsplatz befinden. Eine klare Kennzeichnung von Flächen und Bereichen ist die Grundlage für Standardisierung.
(1) Regale, Schubladen und Schränke sind entsprechend ihrem Inhalt zu beschriften.
(2) Auf Tisch und Fußboden sind Bereiche für alle Gegenstände zu markieren.
(3) Mithilfe von Farbmarkierungen ist zu verdeutlichen, welche Teile zu einem Arbeitsplatz gehören und an welchem Platz sie dort gehören.
(4) Gleiche Beschriftungen oder Farben sind für zusammengehörige Teile zu nutzen.
(5) Die minimalen und maximalen Mengen von Verbrauchsmaterial sind zu markieren.
(6) Sätze von Arbeitsmitteln bezogen auf Arbeitsplätze, in denen sich alle benötigten Gegenstände befinden, sind zu erstellen.
(7) Die Plätze für Arbeitsmittel sind zu beschriften, damit klar gekennzeichnet ist, welches Arbeitsmittel an diese Stelle gehört.
(8) Plätze für Hilfsmittel sind entsprechend ihrem Gebrauch oder ihrem Inhalt zu kennzeichnen.
(9) In den einzelnen Arbeitsbereichen sind Schilder anzubringen, die sie beschreiben und kennzeichnen.

3S Dritter Schritt: Sauberkeit (seiso)

Ein sauberer und aufgeräumter Arbeitsplatz ist die Grundlage effizienten Arbeitens. Nur ein sauberer Arbeitsplatz kann die Kundenwünsche in der geforderten Qualität erfüllen.

(1) Die Aufgaben sind festzulegen.
Mögliche Aufgaben sind: Bildschirm und Tastatur reinigen, Arbeitsbereich säubern, Arbeitsbereich aufräumen und Arbeitsmittel an den bezeichneten Platz zurückbringen.
Tätigkeiten für Sauberkeit durch eine Checkliste standardisieren.

(2) Dem festgelegten Bereich sind verantwortliche Personen zuzuordnen.
Für die Mitarbeiter ist gut sichtbar zu notieren, wer in welchen Bereichen für die Sauberkeit verantwortlich ist.
Für seinen Schreibtisch ist jeder selbst verantwortlich.

(3) Die benötigten Putzmittel sind zur Verfügung zu stellen.
Dazu gehören z.B. Reinigungsmittel und Putztücher.

(4) Es ist dafür zu sorgen, dass die festgelegten Tätigkeiten tatsächlich durchgeführt werden.
Das Management lässt sich regelmäßig informieren.

(5) Inspektionen und Wartungen sind an der Bürotechnik durchzuführen.
Inspektions-Checklisten sind zu erstellen. Diese müssen nach einem festgelegten Zeitplan abgearbeitet werden.
Für auftretende Fehler oder Probleme sind umgehend Lösungskonzepte vorzulegen.

Ziel ist es Technikstörungen zu reduzieren und keine Verschmutzung entstehen zu lassen.

4S Vierter Schritt: Standardisieren (seiketsu)

Es sind Arbeitsstandards zu erarbeiten, um die ersten 3S zur Regel zu machen.

(1) Festlegung von Verantwortlichen für die Einhaltung der ersten 3S.
Wer wann welche Aufgaben zu erledigen hat ist zu visualisieren.

(2) 5S ist in die tägliche Arbeit zu implementieren.
S5 ist zu einem Bestandteil der täglichen Arbeit durch Markierungen und Schilder zu machen.

(3) 5S-Audits sind durchzuführen.
Zur Bewertung sind Audit-Checklisten zu erstellen. Damit soll geprüft werden, inwieweit die 5S in den einzelnen Bereichen eingehalten werden.

(4) Abweichungen von S5 sollten von Anfang an möglichst unterbunden werden.
Arbeitsmittel, die nicht zu einem Arbeitsplatz gehören oder dort nicht benötigt werden, dürfen nicht auf diesen gelangen.
Arbeitsinhalte sind immer erst dann an einen Arbeitsplatz anzuliefern, sofern sie benötigt werden (Prinzip “just in time”).
Arbeitsschritte mit benötigten Arbeitsmitteln oder Verbrauchsmaterialien sind immer so zu verbinden, dass diese immer einem festen Platz zugeordnet sind.
Die Gründe für das Entstehen von Staub oder Schmutz sind festzustellen und die Ursache ist zu beseitigen.
Es ist fünfmal “Warum?” zu fragen, um die Ursache eines Problems zu hinterfragen.
Anschließend ist “Wie?” zu fragen, um eine Lösung zu finden.

5S Fünfter Schritt: Selbstdisziplin (shitsuke)

Standards sind nur dann sinnvoll, wenn sie eingehalten, zur Gewohnheit und immer weiter verbessert werden. Die 5S-Methode darf nicht als Modeerscheinung verstanden werden, sondern als Motto der täglichen Arbeit.

Selbstdisziplin kann durch die unterschiedlichsten Methoden unterstützt werden.
(1) 5S-Schlagwörter
Die wichtigsten Schlagwörter sind gemeinsam mit den Mitarbeitern zu entwickeln.
(2) 5S-Poster
Schlagwörter, Aktivitäten und Ergebnisse sind für alle sichtbar zu machen.
(3) 5S-Fotos und Ergebnisberichte
“Vorher-/Nachherfotos” sind zu erstellen und die Ergebnisse zu dokumentieren.
(4) 5S-Newsletter
Über 5S-Aktivitäten und ihre Erfolge ist regelmäßig zu berichten.
(5) 5S-Taschen-Leitfäden
Kleine Leitfäden/Broschüren, die jederzeit mitgenommen werden können, sind zu erstellen.
(6) 5S-Rundgänge
Abteilungen für positive oder negative Beispiele sind auszuwählen.

Das Wichtigste: Die 5S-Methode ist ein Spiegel des Managements, d.h. Führungskräfte müssen 5S vorleben und absolute Konsequenz gewährleisten.