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5Why – Systematische Ursachenanalyse

5Why

5Why – Systematische Ursachenanalyse

„5Why“ ist eine bekannte Analyse-Methode, um die wirklichen Ursachen für Probleme, Störungen, Fehler und unerwünschte Qualitätsmängel zu ermitteln.

Mit der 5WHY-Methode dem Problem richtig auf den Grund gehen

Mit der 5-WHY-Methode dringt man durch mehrfach wiederholtes Weiterfragen nach dem „Warum“ eines Problems tiefer zum wahren und „letzten“ Grund eines Problems vor, um in letzter Konsequenz nicht nur ein Symptom vorübergehend zu lindern, sondern die Ursache selbst dauerhaft beheben zu können.
Als Analyse-Tool ist 5Why verblüffend einfach aufgebaut.
Was an der Methode 5Why fasziniert, ist nicht nur die Tatsache, dass sie in einem Weltkonzern wie Toyota nach Einführung durch den legendären Manager Taiichi Ohno erfolgreich praktiziert wird.Faszinierend ist vor allem, auf welch schlichtem, nahezu kindlich einfachem Schema sie basiert. Tatsächlich sind es nämlich Kinder, die diese Methode in fast vorbildlicher Weise „beherrschen“, wenn sie nach jeder Antwort der Eltern „weiterbohren“ und die Antwort abermals hinterfragen, bis sie endlich mit einer Antwort zufrieden sind. Zufrieden sind Kinder nämlich nur dann, wenn sie einer Ursache auf die Spur gekommen sind, zu dessen Lösung sie möglicherweise selbst etwas beitragen könnten – damit es nicht noch einmal passiert:

1)„Papi, warum können wir heute nicht in den Zoo fahren? Du hast es doch versprochen“
„Das Auto ist in der Werkstatt.“
2) „Warum ist das Auto in der Werkstatt?“
„Es hat einen Motorschaden.“
3) „Warum hat es einen Motorschaden?“
„Der Motor hatte kein Öl mehr.“
4) „Warum hatte er kein Öl mehr?“
„Ich habe vergessen, welches nach zu füllen.“
5) „Warum hast du das denn vergessen?“
„Ich habe es mir nicht in einem Kalender notiert.“

Ein Kind ist also frühestens auf Ebene 5) mit der Antwort zufrieden, denn erst hier hat sich ein Versäumnis als Ursache ergeben, zu dessen Abhilfe es sogar selbst etwas beitragen könnte. Papi muss sich also nicht wundern, wenn ihm sein Töchterchen abends statt einem Gutnachtkuss lieber vorwurfsvoll einen selbstgemalten Kalender überreicht.
Als Management-Tool ist 5Why verblüffend wirkungsvoll.
Das kleine Beispiel scheint banal, aber es ist bewusst banal: Die Banalität des Schemas ist die Kernidee dieses Analyse-Tools. Gerade durch seine Einfachheit kann es seine Stärke als effektives Management-Tool ausspielen. Die „nachbohrende“ Intensität bringt die wahren Ursachen eines Problems zum Vorschein. Die Schlichtheit der Technik ist geradezu der Schlüssel zum Erfolg. Erfolg heißt in diesem Falle: über eine Antwort hinaus zugehen, die doch selbst nur das Symptom einer viel tiefer liegenden Ursache beschreibt.
Selbst, wenn als Ursache komplexere Unzulänglichkeiten oder Mängel aufgedeckt werden, die sich nicht ohne weiteres mit „einem einfachen Handgriff“ beseitigen lassen, so wird diese wahre Ursache immer noch besser behebbar sein als eine nur vermutete Ursache.
Als Methode ist 5Why erstaunlich präzise.
Wenn man beim Einsatz von 5Why der „Warum“-Kausalkette genau folgt, erhält man sehr genaue neue Antworten, die dann entsprechend genau hinterfragt werden können. Die Antwort muss immer logisch auf die vorhergehende Frage eingehen. Ausweichende Antworten, reine Vermutungen oder der zu frühe Abbruch der Kette führen nicht zur letzten Ursache des Problems. Das Töchterchen hätte sich mit einer Antwort wie „Autos gehen halt manchmal kaputt“ zu recht nicht abspeisen lassen.
Wenn ein neues Getränk nach einem Testlauf durch die Abfüllanlage nicht so schmeckt, wie es eigentlich schmecken sollte, dann hat das vielleicht viele Ursachen. Stimmt die Rezeptur vielleicht nicht? Sollten wir die Rezeptur vielleicht noch einmal überprüfen? Vielleicht schmeckt es ja doch, vielleicht sollten wir mal die gesamte Belegschaft zu einer Verkostung einladen. Vielleicht ist auch was mit der Abfüllanlage nicht in Ordnung. Diese vielen „Vielleichts“ sind es, die unnötig Ressourcen fressen und eben doch den wahren Grund nicht aufdecken. 5Why bringt den wahren Grund präziser zum Vorschein:
1) „Wer hat denn überhaupt gesagt, dass das Getränk nicht schmeckt?“
„Frau Müller aus dem Produktmanagement.“
2) „Und woher weiß Frau Müller das?“
„Keine Ahnung.“ (Dann sollten wir direkt Frau Müller selbst fragen, woher sie das weiß.)
Antwort von Frau Müller: „Ich weiß es von Herrn Maier aus der Abteilung Geschmacks- und Qualitätsprüfung.“
3) „Herr Maier, warum schmeckt das Getränk nicht?“
„Es zu viel Zitronenaroma darin.“
4) „Warum ist zu viel Zitronenaroma darin?“„Keine Ahnung.“ (Dann sollten wir einmal Herrn Schulze aus der Produktionsleitung fragen, warum zu viel Zitronenaroma darin ist).
Antwort von Herrn Schulze: „Die entsprechende Düse in der Dosieranlage ist zu groß.“
5) „Warum ist sie zu groß?“„Weil sie nicht gegen eine kleinere ausgetauscht wurde.“
6) „Warum wurde sie nicht gegen eine kleinere ausgetauscht?“
„Die Techniker wussten nicht, dass eine kleinere Düse benötigt wird.“
Mit 5Why nicht allem, sondern der Hauptursache auf den Grund gehen.
Wie das Beispiel zeigt, sollten die Antworten von den Verantwortlichen bzw. direkt Beteiligten selbst gegeben werden. So wird die jeweils notwendige Faktenlage schaffen, um der eigentlichen Ursache weiter auf den Grund gehen zu können. Wenn es am Ende ein Abstimmungsprozess ist, der für die Fehlproduktion gesorgt hat, dann müssen die Abstimmungsprozesse generell verbessert werden. Dass „aus Versehen mal der Austausch einer Düse vergessen wird“, ist in diesem Falle eben kein Versehen oder eine „singuläre“ Nachlässigkeit, sondern Symptom eines grundsätzlicheren Versäumnisses.
Dieses könnte nun wiederum durch eine weitere neue 5WHY-Schleife genauer ergründet werden. Aber man hat bereits jetzt schon mehr erreicht, als mit voreiligen Vermutungen über die Ursache des Problems. Die Rezeptur war nämlich in Ordnung, die Taktung der Dosiermaschine ebenso. Und die kann sowieso nicht verändert werden, weil sonst die produzierte Menge nicht erreicht wird. Auch die Dosiermenge war richtig eingestellt, das verwendete Zitronenkonzentrat ist vollkommen in Ordnung. Vor allem hat sich der Geschmackstester auch nicht geirrt, das Getränk schmeckte wirklich nicht. Nämlich zu sehr nach Zitrone, um es genau zu sagen. Und der zuständige Techniker an der Abfüllanlage war auch nicht nachlässig. Er wusste schlicht und ergreifend nicht Bescheid, weil es ihm niemand gesagt hatte. Man hätte ohne 5Why vielleicht „sämtliche Pferde scheu gemacht“.
Mit 5Why hingegen wurden Probleme in einer Schnittstelle der internen Kommunikation identifiziert. Und falls überhaupt jemand einen neuen Kalender benötigt hätte, um sich wichtige Abstimmungstermine besser merken zu können, dann mit Sicherheit nicht der Techniker an der Dosieranlage …
Mit 5Why eine Grundkonfiguration für den unternehmensinternen Managementprozess einrichten.
Als Methode wirkt 5Why sowohl der berüchtigten „Aktionitis“ entgegen, die darin besteht, aus nur vermuteten Ursachen die falschen Konsequenzen zu ziehen, um diesen dann auch die entsprechend falschen Gegenmaßnahmen folgen zu lassen. Im obigen Beispiel wird also nicht nur endlich die akut benötigte kleinere Düse eingesetzt. Vor allem wurde es vermieden, „sämtliche Pferde scheu zu machen“. Stattdessen wird nun der Abstimmungsprozess zwischen den Beteiligten verfeinert, damit sich ein solcher Fehler in Zukunft nicht noch einmal ereignet. „Bisher war es ja nur ein Testlauf. Aber wenn wir zukünftig weitere Getränkeneuheiten im Markt platzieren wollen, dann sollten uns solche Fehler nicht einmal mehr bei den Generalproben unterlaufen.“
Um 5Why nicht nur als Idee, sondern auch operativ handhabbares Instrument zu nutzen, sollte 5Why auch handhabbar, also als visuelle Vorlage verfügbar gemacht werden. Die Methode erst einmal in ihrer ganzen Einfachheit auf einem Chart zu präsentieren, ist aber nur der Anfang. Ziel sollte es sein, 5Why in Papierform als Formular, als weiter zu bearbeitendes Excel-Sheet oder sogar als Bestandteil einer unternehmensweit verfügbaren IT-Lösung zu einer gängigen Verhaltensroutine im Unternehmen zu formen.
5Why kann dann nämlich für alle Beteiligten als grundsätzliche Vorlage für ein strukturiertes Qualitätsmanagements verwendet werden. Denn wer grundsätzlich immer, also nicht nur bei akuten Problemen gründlicher nachfragt, erhält auch grundsätzlich immer die beste Lösung. Also nicht nur bei der Behebung von Problemen, sondern auch zur Vermeidung von Fehlern. Entscheidend ist, dass auch die Umsetzung einer Gegenmaßnahme zur ermittelten Ursache mit der gleichen Ernsthaftigkeit und Genauigkeit verfolgt und überprüft wird, mit der sie dank 5Why als notwendig erachtet wurde.

Das Prinzip von 5Why hält also mehr als „nur“ 5 gute Gründe bereit, es als Tool, Methode und sogar Vorlage für die allgemeine Steuerung von Qualitätsmanagement-Prozessen zu verwenden.