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Lean Office – Effiziente Büroabläufe

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Lean Office – Effiziente Büroabläufe

Das Hauptziel der “Lean Office”-Philosophie ist es, die Betriebsabläufe durch Ersetzen oder Eliminieren unnötiger zeit- oder papieraufwendiger Einzelschritte effizienter zu gestalten.

Lean Office, die Philosophie

Bei “Lean Office” handelt es sich um ein effektives Konzept, mit dem viele Unternehmen das Potential zur Steigerung der Produktivität in ihren Betriebsabläufen nutzen können. Mit diesem Ansatz können in großen Unternehmen und Behörden deutliche Reduzierungen in der Durchlaufzeit verschiedenster Aufgaben erzielt werden. Anstatt Einzelschritte zu optimieren, fragt die “Lean Office”-Philosophie auch, welche dieser Einzelschritte überhaupt sinnvoll sind oder durch andere, effektivere Schritte ersetzt werden können. Besonders unnötig zeitraubende Routinen sollen erkannt und aus dem Büroalltag entfernt werden. So soll übermäßiger Aufwand vermieden werden und möglichst effektiv und zielstrebig gearbeitet werden. So werden unter anderem auch Probleme aufgespürt, die an den Schnittstellen unnötige Arbeit verursachen oder Zeitlich nicht aufeinander abgestimmt sind.

Tätigkeiten nach dem Prinzip Lean Office optimieren

Will man eine Tätigkeit dabei betriebsintern nach dem Prinzip des Lean Office optimieren, so ist es sinnvoll, zunächst alle Einzelschritte eines Betriebsablaufs in einem Diagramm aufzuzeichnen und den derzeitigen Aufwand der verschiedenen Schritte zu protokollieren. Dazu zählt neben der eigentlichen Arbeit natürlich dann auch das Beschaffen wichtiger Dokumente und Formulare. Ist es unter Umständen möglich, hier Dokumente schneller verfügbar zu machen oder möglichst zentral zu verwalten? Gibt es eventuelle vermeidbare Unklarheiten, die vor der Arbeit erst durch eine Rückfrage geklärt werden müssen? Alle diese Einzelheiten erscheinen auf den ersten Blick vielleicht eher marginal, können sich über den Arbeitsalltag und vor allen über den ganzen Betrieb verteilt häufig zu einem beträchtlichen zusätzlichen Zeitaufwand addieren – und kosten somit im Endeffekt dem Betrieb durch die Verschwendung von Arbeitszeit bares Geld. Denn im Büroalltag, in dem die verschiedenen Mitarbeiter und Abteilungen meist nur ihren jeweils zugewiesenen Aufgaben nachgehen, gehen solche Effizienzüberlegungen meistens unter. Daher ist es sinnvoll, diese Gesamtabläufe sorgfältig auf eventuelle Schwachstellen und unnötigen Ressourcenverbrauch zu analysieren. Daher ist es natürlich auch sinnvoll, bei der Analyse mit den verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen nach eventuellen Schwierigkeiten bei den Abläufen zu fragen.

Den Gesamtablauf in der Praxis optimieren

Letztendlich ist es für jedes Unternehmen wichtig, die zur Verfügung stehende Arbeitskraft so optimal wie möglich zu nutzen. Dies beinhaltet, dass die verschiedenen Tätigkeiten verschiedener Mitarbeiter oder Abteilungen erstens möglichst nahtlos ineinander greifen können und sich andererseits auch nicht unnötig gegenseitig behindern. Lean Office fragt dabei nicht nur nach “Wie soll etwas erledigt werden?”, sondern auch “Was soll erledigt werden?”. In der Praxis können dabei zum Beispiel folgende Konflikte entstehen:

Ein Mitarbeiter wartet zur Erledigung einer dringenden Aufgabe auf den Abschluss der Tätigkeit eines anderen Mitarbeiters. Dieser ist aber momentan voll ausgelastet und kann seine Arbeit nicht beschleunigen – es entsteht eine unnötige Wartezeit. Andere Beispiele treten etwa auf, wenn fehlerhaft oder missverständlich kommuniziert wurde, was für eine Aufgabe überhaupt erledigt werden sollte. Hier sind dann häufig nachfolgende Korrekturen nötig, die durch eine effektivere Kommunikation vielleicht bereits vermieden hätten werden können. Auch das Beschaffen von Materialien oder Verbrauchsgütern kann den Betriebsablauf aufhalten und kann in vielen Fällen optimiert werden. Ganz allgemein ist das Lean Office Prinzip darauf ausgerichtet, solche und andere Schwächen in den Betriebsabläufen zu erkennen und auf eine geeignete Weise zu entfernen. Im Idealfall ist dies dann unter Umständen sogar für alle Beteiligten mit einem insgesamt geringeren Arbeitsaufwand verbunden, obwohl die zu leistende Aufgabe immer noch erfüllt wird. Insbesondere in arbeitsintensiven Phasen (z.B. wegen eines kurzfristig zu erledigenden Großauftrags) kann so in vielen Fällen neben der aufzuwendenden Arbeitszeit auch die Stressbelastung der Mitarbeiter und die zusätzlich abzuleistenden Überstunden deutlich reduziert werden, die ja auch eine zusätzliche Ausgabe für den Betrieb bedeuten. Im Endeffekt profitieren dann in so einem Fall alle Beteiligten von der Lean Office-Philosophie.

Welche Unternehmen können von Lean Office profitieren?

In der Praxis treten wohl in den meisten Betrieben Probleme auf, die sich mit dem Konzept Lean Office vermeiden oder eindämmen ließen. Insbesondere gibt es auch in vielen Unternehmen oder auch Behörden Arbeitsabläufe, bei denen ein zum angestrebten Ziel überproportionaler Aufwand betrieben wird und die vorhandenen Ressourcen nicht optimal ausgenutzt werden. Gerade in traditionell geführten Familienbetrieben haben sich häufig Arbeitsabläuife verfestigt, die oft gerade dann Probleme machen, wenn das einstmalig so kleine und beschauliche Unternehmen deutlich wächst und plötzlich einige hundert Mitarbeiter beteiligt sind. Hier ist es häufig besonders sinnvoll, zu überlegen, ob die liebgewonnenen Traditionen auch im modernen Betrieb noch uneingeschränkt zu empfehlen sind oder einer Generalüberholung bedürfen. Während es sicherlich einige Aufgabenbereiche gibt, bei denen die Abläufe relativ problemlos mit der Gräße des Betriebs skalieren, treten vielleicht in anderen Bereichen unerwartet Probleme und Stolpersteine auf. Im Endeffekt äußert sich dies meist erst in der Praxis. Wenn es also in einem in den letzten Jahren deutlich gewachsenen Unternehmen an der einen oder anderen Stelle noch unerwartete Schwierigkeiten gibt, dann kann es sinnvoll sein, sich Lean Office hier sehr zu Herzen zu nehmen und die Betriebsabläufe entsprechend auf eine möglichst effiziente Nutzung der Ressourcen zu optimieren. Im Endeffekt werden sich hier die meisten Unternehmer wohl für die effizientere Methodik entscheiden, auch wenn es vielleicht bei dem einen oder anderen schmerzt, die Tradition hinter sich lassen zu müssen und nach Lean Office als ineffizient erkannt Arbeitsschritte aus dem Gesamtablauf löschen zu müssen. Aber egal ob großer Konzern und mittelständischer Betrieb: Es kann prinzipiell im gewissen Maßstab für jedes Unternehmen sinnvoll sein, allzu verfestigte alltägliche Routinen nach Lean Office auf ihre Praktikabilität und Effizienz zu hinterfragen.

Das Konzept “Lean Office”

Richtig angewendet sieht das Büroleben mit Lean Office so aus: Eine möglichst effiziente Erledigung der als sinnvoll erkannten Einzel- und Gesamtaufgaben durch eine möglichst effiziente Ressourcennutzung. Dies ist eine Zielsetzung, mit der viele Unternehmen mit Lean Office ihre Effizienz steigern und somit auch die mit den verschiedenen Arbeitsabläufen verbundenen Kostens deutlich senken können. In der Praxis kann es sich deutlich lohnen, möglichst viele Stolpersteine in den Abläufen zu finden und zu entfernen, auch wenn dabei häufig auch ein wenig Flexibilität bei allen Beteiligten gefragt sein dürfte.